Új év van, és világszerte az emberek ezt a régi ígéretet teszik maguknak: ez az I. év végül megszervezve . Nincs több fulladás a papírmunkában, nincs több számlákkal és nyugtákkal zsúfolt étkezőasztal - idén minden leáll. Szeretne tudni valamit? Azt tud kész. Az egyszerű, felhasználóbarát iratkezelő rendszer minden otthonban megtalálható, és könnyen telepíthető és karbantartható. Itt van, hogyan:
1. lépés: Csökkentse a rendetlenséget a forrásnál.
Manapság dönthetünk úgy, hogy az iratok nagy részét digitálisan kezeljük, csökkentve ezzel a tárolás szükségességét és a papírmunka fejtörését. A bankszámlakivonatok és számlák online megtekinthetők, a bevételeket pedig merevlemezünkre vagy e -mail archívumunkba menthetjük. Az otthoni nyomtatott példányok számának csökkentése sokkal könnyebbé teszi a kezelést.
2. lépés: Oszd meg és hódítsd meg.
A fennmaradó elemeket, amelyeket nem tud vagy nem akar száműzni a számítógépére, alapkategóriákba kell rendezni. Ezt sokféleképpen teheti meg, de az én választásom egy egyszerű megosztás: azok a dolgok, amelyek a tiédhez kapcsolódnak itthon , és azoknak, amelyeknek közük van hozzá te . Innentől kezdve tovább oszthatja szét a kedve szerint. Mint ez:
ITTHON
- garanciák és kézikönyvek az elektronikára és a készülékekre
- nyugta a nagyjegyű tételekről
- idézetek és nyugták a közelmúltbeli háztartási javításokról
- a bérleti szerződés másolata, ha bérli
- lakásbiztosítási dokumentumok
- jelzálog -szerződések
- közüzemi számlák
- autó dokumentumok
- anyakönyvi kivonat születésről, házasságról, válásról stb.
- fizetési csonkokat
- útlevelek
- egészségbiztosítási dokumentumok
- jelentési kártyákat a család bármely gyermeke számára
- oktatási átiratok
- adóvisszatérítés
- végrendeletek
- orvosi feljegyzések
Mindezeknek a dokumentumoknak egy dedikált és egyértelműen megcímkézett fájlmappába kell kerülniük - nincs megosztás más kategóriákkal! Úgy találom, hogy az otthoni és a személyes fájlok különböző színeinek használata segít, de egyszerűen dönthet úgy, hogy külön tárolja őket.
3. lépés: Tárolja ésszel.
Itt kezdődik a szórakozás (oké, vásárlás). Az, hogy mennyi helyre van szüksége az iratkezelő rendszerhez, teljes mértékben az otthon és a család méretétől, valamint az életmódjától függ. Megvagyok egy kis műanyag irattartó dobozzal, körülbelül tíz rekesszel, amelyet egy szekrénybe dobnak, míg a szüleimnek van egy kétfiókos szekrényük, ahol lógó iratok találhatók az otthoni irodában. Bárhogy is dönt, hagyjon egy kis teret a rendszernek a növekedéshez.
4. lépés: Használja.
Nyilvánvalónak tűnik, de könnyű elfelejteni, hogy van rendszere, amikor olyan szépen el van rejtve a szem elől. Úgy találom, hogy az összes bejövő papírmunka egy helyre történő elhelyezése (még akkor is, ha ez csak egy konyhai fiók), és havonta egyszer félretesz egy -egy időt, hogy ezzel foglalkozzon. A lényeg az, hogy a rendszer működjön helyetted, ne pedig az iktatás rabszolgája.
5. lépés: Tisztítsa meg.
Most megvan a rendszer, ne hagyd azt legyen az, ami vonzza a port és helyet foglal. Egyeztessen egy éves dátumot (a január értelmes ... csak mondjuk), hogy átnézze a fájlokat, és szükség esetén törölje és frissítse. Szabaduljon meg a kézikönyvektől a már nem birtokolt dolgokhoz, hagyja el az utolsó számlát vagy fizetési csomagot, és győződjön meg arról, hogy semmi fontos, például a biztosítás vagy az útlevél nem jár le.
Van otthoni iratrendszere? Melyek a legjobb tippek annak létrehozásához és használatához?
